Grip op de polikliniek

De vijf gouden planningsregels

Ik kom het vaak tegen: chaos en lange wacht- en toegangstijden op de polikliniek. Hoewel deze chaos een zeer voorspelbaar karakter heeft (bijvoorbeeld altijd op donderdagochtend maar bijna nooit op vrijdag) blijkt het in de praktijk moeilijk om hier iets aan te veranderen. Naast het afstemmen van het spreekuurrooster op het verwachte patiëntenaanbod zijn er vijf simpele planningsregels die op korte termijn voor verlichting kunnen zorgen.

Regel 1: Het is goed om een kleine wachtlijst aan te houden om zo wat flexibiliteit in de planning te creëren, maar overdrijf niet.

Het optimaliseren van de afspraakplanning mag geen excuus zijn om patiënten met een lange toegangstijd (>1 of 2 weken) op te zadelen. Dit is niet alleen patiëntonvriendelijk maar kan ook resulteren in complicaties en een langer zorgproces.

Regel 2: Plan niet al het patiëntaanbod meteen, maar verdeel het over de komende periode.

Probeer om patronen te ontdekken in de zorgvraag (die zijn er bijna altijd). Gebruik deze patronen om de benodigde spreekuurcapaciteit te bepalen. Probeer vervolgens om zo weinig mogelijk te overboeken, inhaalpoli’s te draaien, etc. Ad hoc creatie van extra capaciteit resulteert namelijk in ongebruikte capaciteit in de toekomst.

Regel 3: Gebruik alleen geoormerkte afspraakslots voor bepaalde patiëntengroepen als het medisch noodzakelijk is. Wees anders zo flexibel mogelijk.

Geoormerkte slots leiden tot inflexibiliteit en een suboptimale planning. Hou dit in gedachten elke keer wanneer er een verzoek komt voor geoormerkte slots (dit zal vaker voorkomen dan je nu denkt).

Regel 4: Balanceer de werkdruk per week, dag en uur. Een kleine aanpassing in de werkdruk heeft vaak een groot (positief of negatief) effect.

Het balanceren van de werkdruk is zeer belangrijk. Afgezien van vermindering van het werkplezier (hollen of stilstaan, veel ad hoc werk en continu brand blussen) kan ongebruikte capaciteit niet opnieuw ingezet worden. Ad hoc inzet van extra capaciteit leidt op termijn tot een overbelast systeem.

Regel 5: Wanneer een nieuwe zorgverlener spreekuur gaat doen, rooster deze spreekuren dan op een geschikt moment in.

Het is heel moeilijk om in een ziekenhuis bestaande roosters te veranderen. Zorgverleners hebben naast de polikliniek nog meer verantwoordelijkheden: ze hebben vaste OK dagen, geven onderwijs, werken misschien nog in een andere instelling, etc. Een nieuwe zorgverlener zit meestal nog niet zo vast. Dit is daarom de uitgelezen kans om de spreekuurplanning aan te passen, door bijvoorbeeld deze spreekuren op de minder drukke woensdagmiddag of vrijdag in te plannen.

Meer lezen over afspraakplanning? In mijn boek ‘Appointment Planning in Outpatient Clinics and Diagnostics Facilities’ (Springer, 2014) worden verschillende concepten uitgebreid toegelicht.

Quickscan ZGT

ZGT, een algemeen opleidingsziekenhuis met locaties in Almelo en Hengelo, heeft steeds meer te maken met ouderen die langer in het ziekenhuis liggen omdat er geen plaats beschikbaar is in de vervolgzorg.

Grip op de polikliniek

Ik kom het vaak tegen: chaos en lange wacht- en toegangstijden op de polikliniek. Hoewel deze chaos een zeer voorspelbaar karakter heeft (bijvoorbeeld altijd op donderdagochtend maar bijna nooit op vrijdag) blijkt het in de praktijk moeilijk om hier iets aan te veranderen. Er vijf simpele planningsregels die op korte termijn voor verlichting kunnen zorgen.

Hartcentrum in de Randstad

Dit hartcentrum in de Randstad heeft in de omgeving te maken met veel concurrentie. In een straal van 80 km zijn er zeven andere hartcentra. Daarnaast heeft het hoge interne prestatiedruk.

Een optimale Cathlab benutting realiseren

De Hartcatheterisatiekamers (HCK) zijn het domein van de Cardioloog. Nu zorgbudgetten steeds meer onder druk komen te staan is er vanuit Cardiologen, ziekenhuismanagement en zorgverzekeraars steeds meer aandacht voor het efficiënt gebruiken van de productiviteit. (artikel is in het Engels)

De drukte de baas

Een goede telefonische bereikbaarheid kan een uitdaging zijn, zowel voor huisartspraktijken als ziekenhuizen. Inzet van extra personeel is niet altijd haalbaar en meestal ook niet nodig. In dit artikel laten we zien hoe een aantal eenvoudige aanpassingen de telefonische bereikbaarheid verbeteren en de werkdruk drastisch verminderen.

Revalidatie NL

Revalidatie NL is de branchevereniging van revalidatie-instellingen. De aangesloten instellingen hebben de afgelopen jaren in een tijdregistratieproject veel data verzameld over het behandeltraject van patiënten.

Meer inzicht in capaciteitsmanagement? Boek nu de management game