Hartcentrum

De uitdaging

Dit hartcentrum in de Randstad heeft in de omgeving te maken met veel concurrentie: in een straal van 80 kilometer zijn er zeven andere hartcentra. Eén van de belangrijkste inkomsten zijn de open hart operaties. Ondanks dat in 2015 meer dan 1000 open hart operaties zijn uitgevoerd is het marktaandeel relatief laag. Dit komt vooral door lange wachtlijsten en gemiste verwijzingen. Naast externe concurrentie en interne prestatiedruk stonden de chirurgen in het hartcentrum voor uitdagingen die typisch zijn voor deze patiëntengroep. Denk hierbij aan lange en zeer variabele operaties, veel (semi-)spoed en een veelal complexe pre-operatieve voorbereiding. 

Bij de start van dit project waren door het hartcentrum twee doelen opgesteld:

1. Efficiënter gebruik maken van mensen en middelen
2. Verhogen van het aantal open hart operaties met 50% tegen eind 2017

De oplossing

Om bovenstaande doelen te bereiken heb ik o.a. het planningsproces op tactisch en operationeel niveau geoptimaliseerd. Ook heeft het hartcentrum de operatie- en klinische capaciteit in het beddenhuis licht verhoogd en hebben we gewerkt aan de relatie met verwijzers in de omgeving. Het project bestond uit twee fases: 

Fase 1: Knelpuntanalyse

Met behulp van interviews met alle relevante belanghebbenden en vergaande data analyses heb ik de knelpunten geïdentificeerd die tot inefficiënties leidden en de planning belemmerden:

• Lange wachtlijsten (12-14 weken versus 1-2 weken in andere hartcentra) die de patiëntervaring en de reputatie van het hartcentrum beïnvloedden
• Onbetrouwbare planning en frequente last-minute wijzigingen
• Onjuiste inschattingen van de operatieduur
• Annuleringen vanwege capaciteitsproblemen en incomplete pre-operatieve voorbereiding

Samen met het hartcentrum heb ik een actieplan opgesteld met focus op vier gebieden:

1. Pre-operatieve voorbereiding van de patiënt
2. Het tactische en operationele planningsproces, gebruik van de beschikbare capaciteit
3. Toegang en kwaliteit van verwijzingen
4. Interne en externe communicatie

Fase 2: Implementatie

Om de benodigde veranderingen te implementeren is er een multidisciplinair projectteam gevormd. Wekelijks hebben we zo de vorderingen in het project besproken, taken verdeeld, resultaten gemonitord en nieuwe werkroutines geïntroduceerd. 

De impact van het project
In de drie maanden na de implementatie van de nieuwe werkwijze was het aantal open hart operaties significant gestegen, met meer dan 25%. Ook is de wachtlijst van 12-14 weken naar 2-3 weken gedaald. Het hartcentrum heeft de nieuwe werkwijze vervolgens doorgezet om de volledige gewenste productiestijging te behalen.