De Uitdaging
Bij Revant, expertisecentrum voor Medisch Specialistische Revalidatie in West-Brabant en Zeeland, staat de toegankelijkheid en betaalbaarheid van zorg onder druk door enerzijds een steeds complexere en grotere zorgvraag, en anderzijds schaarste van zorgprofessionals. Hierdoor is het voor Revant extra belangrijk om de beschikbare personele capaciteit doelmatig in te zetten.
In de revalidatiezorg is doelmatige inzet van capaciteit uitdagend door het interdisciplinaire karakter van de zorgverlening: een revalidant is onder behandeling bij therapeuten van diverse disciplines, waarbij de afspraakvolgorde van belang kan zijn, meerdere disciplines tijdens de behandeling aanwezig moeten zijn (combinatieafspraken) en/of meerdere patiënten tegelijkertijd behandeld worden (groepstherapie).
Daarnaast is de zorgvraag moeilijk voorspelbaar. Dat komt doordat diverse doelgroepen worden bediend en (mede daardoor) ook diverse standaard behandelprogramma’s worden aangeboden. Ook wordt het behandelplan voor een revalidant vaak op maat gemaakt en gedurende het behandeltraject aangepast naar gelang de ontwikkeling van de revalidant. Omdat de zorgvraag hierdoor moeilijk voorspelbaar is, is het extra uitdagend om capaciteit doelmatig in te zetten.
“Het garanderen van toegankelijke en betaalbare zorg is voor ons een grote uitdaging. Het slim inzetten van onze behandelaren en artsen is daarom cruciaal. Jasper en Maartje hebben een gedegen en volledig onderzoek gedaan dat recht doet aan de complexiteit van revalidatiezorg. Dankzij hun concrete verbeteraanpak staan we in de startblokken om met capaciteitsmanagement impact te maken. ”
Marjo van Kruijsdijk, zorgmanager Kind- en jeugdrevalidatie Revant
DE AANPAK
We hebben voor Revant de huidige prestaties en achterliggende knelpunten op het gebied van planning en besturing bij de zorgeenheid Kind- en Jeugdrevalidatie in kaart gebracht.
Op basis daarvan hebben we een verbeteraanpak geformuleerd en de contouren geschetst voor de positie en het mandaat van capaciteitsmanagement in de organisatie van Revant.
Dit hebben we gedaan op basis van een combinatie van interviews (met onder meer planners, medisch-secretaressen, artsen, behandelaren en management), observaties op locatie (meekijken bij planproces en tijdens behandeling) en data-analyse (van doelmatige inzet van capaciteit, maar ook van verklarende factoren). Regelmatig contact met de werkvloer is cruciaal geweest om processen te begrijpen, knelpunten te identificeren en data te interpreteren. De inzichten uit de gesprekken en data-analyse vormden de basis voor het advies.
HET RESULTAAT
Binnen de zorgeenheid was tegelijkertijd sprake van stokkende in- en doorstroom van revalidanten en lagere benutting van capaciteit dan gewenst. Ook was er hoge no-show, ervoeren artsen hoge werklast, en werden er significant minder behandelafspraken uitgevoerd dan voorgeschreven. Op de dagen dat de aanwezigheid van behandelaren het grootst was, was ook de meeste vrije ruimte in de agenda’s. Er ontstond extra wachttijd voor revalidanten doordat (plan)taken niet op tijd uitgevoerd werden en er waren veel planmutaties.
Hoewel knelpunten zich meestal uiten in de operatie (bij het plannen van individuele patiënten), is de oplossing vaak om op strategisch en tactisch niveau slimmere beslissingen te maken (bij het toewijzen van capaciteit en plannen van groepen van patiënten).
In de verbeteraanpak hebben we daarom een integrale besturingscyclus geïntroduceerd, waarmee zorgvraag en capaciteiten op elkaar afgestemd worden op strategisch en tactisch niveau, gebaseerd op strategische kaders. Dat betekent bijvoorbeeld dat periodiek, in samenhang met de verwachte ontwikkeling van de zorgvraag en de inzet van andere capaciteiten, actief besloten wordt over de inzet van capaciteit: wie werkt waar, wanneer en aan welke activiteiten? Hiermee wordt in plaats van gereageerd, geanticipeerd op veranderingen van vraag en aanbod.
Daarnaast omvat de verbeteraanpak een aantal projecten om de planningsflexibiliteit en de voorspelbaarheid van de zorgvraag te vergroten, waardoor de beslissingsruimte en de kwaliteit van besluiten toeneemt. Ook is er in de aanpak aandacht voor het optimaliseren van operationele processen en voor de benodigde stuurinformatie. Als resultaat van deze verbeteraanpak komen de gevonden knelpunten naar verwachting minder vaak voor en wordt capaciteit doelmatiger ingezet.
We hebben een start gemaakt met de positionering van capaciteitsmanagement in de organisatie, waarbij we het mandaat, overlegvormen, bemensing en verdeling van taken en verantwoordelijkheden hebben geschetst. In een roadmap hebben we ten slotte de activiteiten rond capaciteitsmanagement voor de komende anderhalf jaar beschreven.